Réunion Gouvernance SemApps 7 janvier 2021

Gouvernance SemApps lors de la résidence de janvier 2021

Relevé de décisions

• on garde le nombre de rôles
• le référent peut préciser s'il a besoin d'un binôme (pouvant être recruté à l'extérieur)
• Rôle Inclusion / Accueil / Embarquement : Référent pris par Guillaume, soutien : Yannick
• Rôle Coordination AV : Référent pris par Sébastien, soutien : Guillaume
• Rôle Régulation : Référent pris par Pierre, soutien : Guillaume
• Rôle Facilitation : Référent pris par Sébastien, soutiens : Pierre, Guillaume, Jéremy
• Rôle Produits : Référent pris par Guillaume et Pierre en binôme
• Rôle Déploiments : Référent pris par Yannick, soutien : Sébastien
• Rôle Infoculteur : Référent pris par Jérémy, soutien : Yannick
• Rôle Pérénité économique : référent pris par Simon, soutiens par : Jérémy et Yannick

Notes d'étonnement

• les rôles sont énergisés par des référents en fonction de leur disponibilité. Nous avons décidé de ne pas critiquer négativement la disponibilité des référents ; principalement parce qu'ils ont accepté le rôle élu par élec tion sans candidat

• ne pas essayer de régler le problème avant de l'avoir rencontré afin de ne pas alourdir tout ceci

• peut-être un manque de lien explicite avec l'exercice d'hier mais implicitement oui

• bonne idée d'avoir les rôles imprimés en papier (par exemple pour des avions en papier)

• Rôles vacants en début des élections :

  • pérénité économique
  • inclusion / accueil / embarquement
  • coordination AV
  • régulation
  • facilitation
  • produits
  • déploiements
  • infoculteur

• Sources FR / EN / Wiki

Présents : Sébastien (animateur), Yannick, Guillaume, Pierre, Simon, Jérémy (scribe)

Ordre du jour

• tour météo/intention de chacun
• tour de parole sur les messages généraux (META)
• tour sur chaque rôle en commençant par les rôles à reélire ou non évoqués depuis longtemps
• tour feed-back

Détails

META

• nombre de personnes qui sont référentes de cercle/rôle : quelle capacité de demander à chacun pour dynamiser les rôles vacants ?

• notre organisation n'est-elle pas adaptée à notre petit groupe ? (avis différents)

  • quel ordre de priorité ? Projet => Gouvernance => inclusion ?
  • quelque chose de plus léger ?

• question de la rétribution de tous les contributeurs, de tous les rôles ? où en sommes-nous ?

  • vu que jusque là, les opportunités de rétribution n'ont pas été présentes jusque là. L'idée de partir sur la corémunération est jusque là la méthode qui fait consensus.

• pouvons-nous être consommateur libre ? Oui

• est-ce que les bénéficiaires de l'outil (application extérieure) peuvent prendre part à la gouvernance ? Oui

  • il existe la position de contributeur libre permettant de participer au développement sans être dans les réunions

• le départ de Gabriel (4 rôles) génère pour certains de la tension, en raison de sa non présence sans que nous ayons pris soin de comprendre les raisons avant son départ.

• Nous sommes seuls sur chaque rôle et il peut être compliqué d'avancer seul sans retour. un binôme ? où le binôme est composé d'un référent et d'une personne qui s'engage à discuter avec le référent pour permettre d'avoir un retour. Le non-référent pourrait être à l'extérieur du cercle central du projet

• Ce n'est pas en 6 mois que nous avons pu tester la gouvernance actuelle et c'est normal que nous n'ayons pas encore tout de parfait.

• Dans les valeurs de l'Assemblé virtuelle, la "production non autorisée" permet de faire des propositions a priori en décalage à la règle. Ceci tend vers une vision qui est moins structurée que la gouveranance partagée. Est-ce compatible ? Oui /non (avis différents)

• Le découpage des rôles en petits morceaux permet à chacun de prendre le rôle qui lui convient alors qu'il n'aurait pas pris le rôle s'il était plus gros (comme un assemblage de plusieurs petits rôles)

• un rôle vu comme central, s'il n'est pas énergisé va reposer sur tout le monde : ce qui va alourdir le processus

• l'idée d'avoir des rôles serait possible avec élu/élue : Mister X (à pourvoir) afin d'indiquer la volonté de remplacer le rôle

• "production non autorisé avec sollicitation d'avis" => permettre la réactivité en sollicitant l'avis du référent

  • que se passe-t-il quand on est pas en accord avec l'avis du référent ?
  • si les membres du cercle ont confiance entre eux, ceci permet de lâcher-prise et de faire confiance à cette production

• besoin de lâcher-prise, d'agilité, le côte papillon

• l'idée du consentement, de l'objection de lâcher-prise

• essayer des rôles ça peut-être cool aussi

• en tant qu'équipe qu'elles sont les limites de bienveillances (à ne pas dépasser) et les frontières qu'il est possible de dépasser mais pas trop ni trop longtemps

Rôles

Rôle Pérénité écononomique

• référent pris par Simon, soutiens par : Jérémy et Yannick

Commentaires

• rôle central, important
• partenariat avec le rôle Produit
• le rôle pérénité économique pourrait aller davantage vers le rôle développement pour fournir les billes à ce dernier
• Est-ce que ça peut venir de l'extérieur ?

Rôle Inclusion / Accueil / Embarquement

Raison d'être:

• Faciliter l'inclusion des personnes qui nous approchent, afin qu'elles trouvent leur place et développent le plus vite possible leur autonomie.
• Aider à s'approprier la culture/cadre de SemApps, ainsi que les outils qui nous permettent de travailler ensemble (Riot, Roam Research, mais aussi les outils tels que la décision par consentement, les méthodes agiles, etc).

Redevabilités:

• Répondre de l'accueil et de l'inclusion des nouvelles personnes
• S'assurer que la documentation pour les outils technologiques est à jour - prendre soin des sorties

Moyens possibles (idées):

• Pour chaque nouveau venu, l'"interviewer" après 2 semaines pour savoir où il en est.

Périmètre:

Domaine: - entre tenu informé de toute inclusion

Critères de choix:

• La joie de vivre

• Empathie

• Connaissance du projet

• Connaissance de la culture d'entreprise

• Connaissance de l'organisation

• Capacité à transmettre les connaissances

• Capacité à transmettre les outils internes et les méthodologies

• Référent pris par Guillaume, soutien : Yannick

Commentaires

• Guillaume étant un point d'entrée naturel de l'AV
• Jérémy ayant vécu une inclusion : ce serait plus facile pour l'entrant, l'entrante d'avoir une check-list d'entrée des informations à connaître

Rôle Coordination AV

• Référent pris par Sébastien, soutien : Guillaume

Commentaires

• pourrait être le bon lien entre pérénité économique et l'AV

Rôle Régulation

• Référent pris par Pierre, soutien : Guillaume

Commentaires

• le nom aurait pu être "médiateur" ?
• Faut-il le fusionner avec facilication ?
• Rôle pas simple à énerginer par Pierre (en raison de la présence de non-dits, besoin de plus de transparence)

Rôle Facilitation

• Référent pris par Sébastien, soutiens : Pierre, Guillaume, Jéremy

Commentaires

• C'est lourd, il coûte en énergie
• C'est compliqué de contenter tout le monde

Rôle Produits

Raison d'être:

• S'assurer de la cohérence, de l'équité, de l'efficience de la stratégie de développement de SemApps.

Redevabilités:

• Etre à l'écoute des besoins des différents product owners, garder le lien
• Faire la liste des besoins des différents produits qui souhaitent s'appuyer sur SemApps.
• Prioriser les différentes fonctionnalités à développer. Informer l'équipe SemApps et en particuliers le rôle Dev X des priorités lorsqu'elles sont financées
• Organiser des séances d'arbitrages, soit au niveau technique, soit au niveau de la gouvernance, pour choisir ce qui entre dans SemApps core (= maintenu par l'équipe)
• Définir des spécifications fonctionnelles détaillées
• Définir et faire évoluer une feuille de route

Moyens possibles (idées):

Périmètres:

• Priorisation du backlog

Domaine:

Critères:

• Appétence

• Compétence

  • Capacité d'écoute
  • Facilitation
  • Diplomatie
  • Technique

• Neutralité, Ethique

• Vision globale

• Bienveillance

• Vision extérieure

• Avoir un oeil "usage", utilisateur

• Comprendre la technique

• Capacité de travail

• Référent pris par Guillaume et Pierre en binôme

Commentaires

• Comment faire des propositions quand les contributions sont bénévoles ? légimitité présente mais difficile à ressentir en raison des remarques pertinentes des développeurs
• le rôle produits a pu être compliqué à inquarner car il n'y a pas assez de clients pour avoir leurs retours
• pourquoi nous en sommes arriver à : les quatre sous-rôles développement ont contribué à la formalisation des chantiers alors qu'a priori c'était dans le périmètre du rôle Produits ?

Rôle Déploiements

• Référent pris par Yannick, soutien : Sébastien

Rôle Infoculteur

• Référent pris par Jérémy, soutien : Yannick

Commentaires

• rôle peu énergisé en ce moment mais quand même oui pour trouver les bons liens
• Guillaume ne sent pas d'apétence pour ce rôle