Réunion Gouvernance SemApps 30 septembre 2020

Réunion Gouvernance SemApps

• Présents
  • Jérémy (scribe fin)
  • Gabriel (facilitation)
  • Seb
  • Pierre
  • Simon
  • Guillaume (scribe début)

Décision à valider sur nos orientations stratégiques

Stratégie à inscrire:

• En matière de recrutement, on favorise la mise en avant de perspective de rémunération à court ou moyen terme, plutôt que l'inclusion dans une communauté de bénévoles sympathiques.

Notes d'étonnement

• le projet Prats démarre enfin, avec du budget dédié à SemApps !!!!!

Finalisation

• Périodicité des réunions gouvernance :
  • Décorréler les réunions sprints opérationnelles des réunoions meta gouvernance
  • Tous les 2 mois + déclenchement de réunions si plus de 5 tensions majeures s'accumulent ...
    • Créer un tag "Tension" sur github
    • Prochaine réunion le 25/11 15h bi-mestrielle https://zoom.us/j/97378724098
    • Jérémy fait le suivi des tags "tension"
• Comment transmet-on un rôle
  • Transmettre un rôle ou proposer que quelqu'un se départisse de son rôle ... peut s'exprimer à travers l'expression d'une tension.

Tour de tensions

Comment transmet-on les rôles ?

• Pas de mandat sur les rôles mais une réunion annuelle de gouvernance pour mettre à plat les rôles et gestion par tension si besoin.
• Périodicité à partir de mai-juin

Tour de parole sur les tensions organisationnelles

• Rôles Devx et Qualité de code : pas de tensions
• Rôle Technical partnerships : le rôle n'est pas formalisé car il n'y a pas d'organisation autour de ce rôle (manque de temps pour suivre), la formalisation n'est peut-être pas nécessaire
  • tension levée par la perception de fluidité perçue par les membres de l'équipe sur ce rôle
• Rôle Development : pas de communication officielle pour recruter, 2 personnes c'est peu.
  • Pas de mise en valeur de l'état de la documentation technique (cf. rôle DevX) et de communication pour inviter à aider sur ce point.
  • Tension pouvant être levée avec l'arrivée prochaine d'un service civique pour faire de la communication externe
  • notes d'étonnement de Jérémy sur son arrivée:
    • l'été n'est pas porteur pour découvrir pleinement le projet
    • un projet partenaire l'a récupéré pendant ce temps ce qui fait qu'il ne est plus disponible alors qu'il voudrait monter en compétence Node.js
    • la mauvaise visibilité sur les possibilités de financement lui porte à regarder d'autres projets qui le rende moins disponible
• Rôles Communication, Déploiement, Produit, Mediation, Régulation : pas énergisés à la hauteur du rêve voulu => frustration en attendant avec espoir les recrues.
  • la frustation va se réduire avec l'augmentation de la disponibilité de Pierre
• Note d'étonnement : Rôle Communication : Valentine arrive en contributrice sur ce sujet pour aider à communiquer à l'extérieur et potentiellement recruter.
• tensions sur l'organisation, sur les orientations stratégiques. Comme elle se met en place pendant la réunion, cette tension diminue.
  • quand parlons-nous de stratégie du groupe projet SemApps ?
  • à formaliser dans une réunion Gouvernance ?
  • Exemple : choix entre dire que les développeurs viennent d'abord bénévoles ou nous prévoyons dès le début le financement de leurs travaux.
  • Mise à l'ordre du jour du 25/11 de nos orientations stratrégiques ? partir de tensions sur des besoins concrets ?
• besoin de feedback
  • où faire le feeback sur son rôle ? en sprint, ça n'est pas forcément le moment !
  • Feedback en pair à pair hyper rapidement => mise en place des espaces formalisé par le rôle Mediation
• Rôle Pérennité économique : est-elle une priorité ?
  • tout ne peut pas être énergisé : stratégie de priorisation ? aller chercher de l'argent ?
  • ou faut-il un nouveau rôle pour aller chercher l'argent ? (en plus c'est le CA de l'AV qui attribue les budjets)
  • ou sinon, une fois que l'argent est disponible ? Comment le répartir ?
  • chercher de l'argent = comment obtenir le prêt bancaire pour avoir l'argent ?
  • => tension en train de se lever par le tableau de l'état des subventions possibles + lever la liquidité avec un prêt
• rôle communication externe:
  • faut-il inscrire le suivi de l'envoi de lettres d'informations tous les deux-trois mois ? Ajout dans les redevablités du rôle (PR faite par Seb)

~~ ### Les feedbaks sur chaque rôle ?~~