Митапы не случаются, если их не готовить. В этой статье я расскажу, какую работу мы повторяем от месяца к месяцу, чтобы митап был таким, какой он есть. Я пишу её, чтобы заинтересовать тебя присоединиться к нам и стать организатором ежемесячного опенсорс-митапа PiterJS.
Выбираем площадку. Митапа не будет, если его негде провести. Поэтому подготовка митапа начинается с поиска площадки. У нас есть список IT-компаний Питера с подходящими залами. Мы выбираем одну из площадок.
Пишем представителю. Если письмо максимально ужать, получается так:
— Хотим провести в вашем конференц-зале встречу. Нам нужна уверенность в брони даты, стабильная трансляция с микрофонами и хорошая слышимость в зале. Приведём столько людей, сколько сможете уместить. От вас ждём соблюдения условий: никакого хантинга и сбора персональных данных. Регистрация на нашей стороне. Можем выдать список для охраны БЦ без контактных данных. Ещё: о вас подумают хорошо, если накормите гостей пиццей или ещё чем кроме печенек. А ещё участники наших встреч любят наклейки ;-) Нам интересны вот эти даты. Вам это интересно? Даты не заняты?
Деталей в таком письме заметно больше. Наши условия также объясняем. Здесь — только суть.
Чаще всего наша переписка с площадкой - не одно письмо, а длинная переписка, в рамках которой мы узнаём всё интересное о площадке, а площадка узнаёт всё интересное о нас и нашей аудитории. Эту переписку нужно поддерживать. Мы стараемся отвечать в тот же день, а это не всегда просто.
Чат митапа. Когда контакт с представителем площадки налажен, мы создаём чат митапа в телеграме. Туда мы добавляем всех организаторов PiterJS, представителя площадки и всех спикеров. Чат нужен для скорейшей реакции во время митапа, если что-то идёт не так, а также для того, чтобы все имели прямую связь со всеми. При создании чата мы всех представляем, оговариваем даты и расписание митапа.
Уточняем, как попасть на площадку. В маломальских бизнес-центрах есть охрана. Часто охрана не пропускает кого попало. Для таких случаев площадка отдаёт на охрану список зарегистрировавшихся (имя, фамилия). Но в любом случае нам нужно узнать, как участники митапа будут проходить в офис компании, чтобы суметь им это объяснить письменно. Если путь особенно сложный, просим расставить указатели.
Уточняем про опоздавших. Каждый митап есть хотя бы 1 человек, который в последний день вспоминает, что хочет прийти, но забыл зарегистрироваться. Уточняем у представителя площадки, можно ли будет впустить как-то таких опаздывающих в случае, если зал ещё не переполнен.
Проверяем технику. Если мы ранее не бывали на площадке или если там произошли изменения по технике.
- Микрофоны. Нужно убедиться, что есть хотя бы 2 рабочих микрофона с новыми или заряженными полностью батарейками. Если батарейки обычные пальчиковые, то стараемся иметь их с собой в день митапа. Хорошо, если есть 2-3 обычных микрофона и 1 петличный. Тогда можно 1 повесить на спикера, чтобы его руки не занимать.
- Кликер. Если у площадки есть свой кликер, то тоже его проверяем. Слайды должны переключаться в обе стороны. Батарейки должны быть в норме. Даже если кликер у площадки есть, всё равно приносим свой в день митапа. Иногда два. Часто с ними что-то идёт не так.
- Проектор. Самая важная часть проверки. Без работающего проектора митапа не будет. Проверяем, чтоб разрешение было не меньше 1024х800, чтобы яркость и контрастность были в норме. Не забываем себе записать разрешение проектора, чтобы потом передать докладчикам (особенно важно соотношение сторон). Пробуем вывести тёмные и светлые слайды на проекторе. Пробуем вывести код на обеих цветовых вариациях.
- Интернет. Он должен быть, чтобы запустить трансляцию. И канал должен быть достаточно широким. Просим выдать не публичный вай-фай, а какой-нибудь внутренний, чтобы защитить стабильность трансляции от перегрузки из-за подключившихся к публичному вай-фаю участников митапа. Проверить без реальной нагрузки это обычно невозможно, но мы должны хотя бы проверить, что трансляция запустится в режиме просмотра (без публикации).
- Камеры. В трансляции должен быть спикер. Его должна снимать какая-то камера. Хорошо, если на площадке она есть. Круто, если больше одной. Все они нуждаются в проверке.
- Граббер. А также все провода и переходники между съёмкой и трансляцией. Обычно нужен переходник с HDMI на Type-C. Хорошо иметь также переходники на Thunderbolt.
- Мониторы. Если на площадке есть мониторы для вывода слайдов задним рядам, то нужно проверить исправность этих мониторов. Если там что-то не так, просим их не включать.
Сдаём списки. Речь про списки зарегистрированных. Обычно мы даём их площадке в день митапа или за день до него, чтобы они успели отдать его бизнес-центру. Часто это бюрократично оформляется как приказ.
Без них митап тоже не может состояться. Поиск докладчиков мы ведём постоянно, форма подачи заявки всегда открыта. Она же call for papers, или cfp.
Набираем популярность. Иногда люди узнают о нас сами. Иногда им рассказывают по сарафанному радио. Иногда нам пишут только спустя долгое время, лишь при появлении темы. Но ещё часто триггером является наше напоминание о возможности выступить. Каждый митап мы повторяем:
— Если вы хотите выступить, пишите на hi@piterjs.org.
Обрабатываем неудобства. Некоторые пишут в телеграм или другие социалки конкретным организаторам. У некоторых ещё нет темы, но есть большое желание выступить. У некоторых есть горячие темы, но они не могут сформулировать их в доклад. Некоторые хотят выступить, но чего-то боятся. Кто-то уже выступил перед коллегами и теперь хочет рискнуть повторить на большую аудиторию. Кто-то просто очень много лет в сфере и вроде бы хочет, но не знает чего. Каждого мы стараемся уговорить выступить. А затем помогаем сделать его выступление хорошим.
Созваниваемся. Мы беседуем с каждым. Выясняем боли, идеи и проблемы. Мы не записываемся в личные тренера докладчикам, ведь часто их уровень знаний в конкретных темах выше нашего. Иногда настолько, что мы сами мало понимаем. Но выступление докладчика должно быть понятно нашей аудитории. А мы всегда можем дать рекомендации о том, что изменить для этого.
Тренируемся. Когда докладчик закончил с подготовкой, мы тренируем выступление. Обычно это вечерний созвон, где докладчик вслух рассказывает всё, что хочет рассказать на сцене. После его рассказа мы делимся своим мнением: что было сложно, что стоит улучшить и что было вообще классно. Упрощаем, переписываем, поясняем, вырезаем, добавляем, оглавляем, делим на части, шутим, перекрашиваем, выделяем важное. Мы лишь советуем, ни к чему не обязывая. Стараемся убедить, зная нашу аудиторию и правила хороших презентаций. Однако, нередко доклады полностью переписываются после тренировок.
Повторяем прогоны. Иногда хватает одного такого созвона, а иногда и трёх мало. Это закулисная часть PiterJS, но она — самая важная. Мы стараемся сделать хорошие доклады. Стараемся выжать из них всё, что можем, если докладчики готовятся заранее. Спойлер: обычно все всё делают в последние дни. Это не даёт нам шанса на дополнительные попытки тренировки доклада. Это городской ежемесячный митап, где от нас никто и не ожидает уровня конференции, но мы стараемся сделать всё, что в наших силах.
Контролируем готовность. С момента первого созвона мы принимаем решение, что докладчик выступит на ближайшем митапе. После этого решения мы его не бросаем, а стараемся время от времени созваниваться. Иногда хватает и письменного обмена новостями. Главное - чтобы доклад готовился. А в конце, когда остались последние дни - стараемся поскорей получить последнюю версию слайдов, чтобы разместить их у себя на хостинге, чтобы они навсегда остались доступны по ссылке для наших зрителей.
Когда площадка и доклады известны, мы прилагаем усилия, чтобы они стали известны нашей аудитории. Надо сказать, что на момент написания этой статьи наша аудитория - примерно 2000 человек.
Создаём регистрацию. Всего три поля: имя, фамилия и электронный адрес. После на эту регистрацию мы применяем гугл скрипты. Они следят, чтобы форма закрылась, если число желающих больше, чем мы можем уместить. На митап помещается от 70 до 200 в зависимости от площадки. Обычная вместимость - около сотни человек. Поскольку митап бесплатный, многие решают не прийти. Особенно при плохой погоде. Обычно мы считаем, что 50% от зарегистрированных - придут. Поэтому увеличиваем число вместимости площадки вдвое - так мы набиваем площадки до отказа.
Анонсируем на медиуме. Когда форма регистрации работает, скрипты к ней применены, мы занимаемся подготовкой анонса. Мы стабильно пишем их на медиуме. В анонсе мы пишем информацию о докладах: название доклада, его описание, информация о докладчике. Мы группируем их в расписание. Иногда чуть перерабатываем текст: исправляем орфографические и грамматически ошибки, делаем текст более последовательным. Иногда укорачиваем длинные предложения в короткие без потери смысла с разрешения докладчика. Это нужно, чтобы текст хорошо смотрелся в статье и чтобы будущим участникам митапа не пришлось много читать.
Рассылаем по социальным сетям. Откуда большинство посетителей и узнаёт о том, что будет митап. Мы рассылаем из одного интерфейса сразу всюду: в Twitter, ВКонтакте, Telegram, Facebook, Одноклассники, Google+.
Если митап меньше, чем через неделю. Такое бывает. Мы профигачиваемся и делаем в последние дни. Тогда шансов, что мы наберём 200% от вместимости зала становится сильно меньше. В такой ситуации мы прикладываем дополнительные усилия к раскрутке этой встречи. Добавляем наше событие в календарь веб-стандартов, выкладываем на сайт айти-события, пишем в социалки отдельно анонсы конкретных докладчиков, чтобы были посты почти каждый день. Репостим все записи дополнительно от своих личных профилей. Всё это в сумме позволяет нам забить зал до отказа, даже если времени мало. К слову, у нас нет цели забить зал. Мы просто стараемся, чтобы доклады послушали все, кому они интересны.
Напоминаем за день. В социалки мы пишем в предыдущий вечер перед митапом, чтобы люди, которые не добавляют планы в календарь, вспомнили о митапе. Просим не забыть паспорт, если он потребуется для прохождения 1 уровня — охраны бизнес центра. В этот важный вечер мы также подготавливаем все анонсы на день митапа, чтобы не суетиться на месте.
Напоминаем в день митапа. Утром в день митапа снова напоминаем. На сей раз в социалки отправляется картинка с картой и ссылка на построение маршрута на онлайн-картах. Если у площадки есть инструкция, как до неё лучше добираться - тоже прикладываем.
Делимся ссылкой на трансляцию. Уверенность в наличии трансляции появляется у нас только на площадке. Даже если мы проверяем заранее, что на этой площадке мы можем сделать трансляцию, часто что-то идёт не так на месте. Поэтому заранее в предыдущий вечер мы заготавливаем шаблон для анонса, чтобы можно было вставить ссылки и сразу разослать. Подробнее о трансляциях в разделе этой статьи #видео.
Выкладываем слайды докладчиков. Один из самых сложных пунктов SMM'щика среди всех анонсов. По хорошему, мы должны за вечер уже иметь слайды всех докладчиков. На деле так получается почти никогда. Даже если слайды готовы в последний вечер, то часто возникают ещё правки. Мы стараемся унифицировать слайды в формат pdf, чтобы их можно было без сложностей открыть на телефоне, но не все движки это позволяют. Не всегда формат презентации это позволяет. С некоторыми движками и вовсе нужно знать особенности экспорта. Мы ими делимся с докладчиками при тренировке доклада, если возникает необходимость.
Принимаем опоздавших. «Никогда так не было, и вот опять!» Мы стараемся не отказывать и тем, кто пишет в последний день со словами, что не успел зарегистрироваться. Надо быть готовым к тому, что такие люди появятся. У них мы спрашиваем всё то же, что есть в регистрации: имя, фамилию и емейл. Регистрируем их сами через форму (для админов-то она остаётся доступной). А также отдельно отсылаем представителям площадки. Обязательно лично, а не в чате митапа. Вписываем их только если регистрацию закрыли по причине того, что надо списки сдавать. Если регистрация закрылась сама при помощи гугл скриптов из-за максимальной вместимости зала, то приходится отказывать опоздавшим. Тогда надо не забыть дать им ссылку на трансляцию.
Пишем пост с итогами. Когда анонсирован митап следующего месяца, мы стараемся подводить после этого итоги прошедшего. Это отличный источник новых зрителей. Обычно нам не хватает на это сил, но несколько раз мы его всё же писали.
У нас есть бренд. Всё, что мы делаем, мы стараемся оформлять в нашем стиле. После того, как Ксения его разработала, он понравился всей команде организаторов. И решили переиспользовать. Но с адаптацией под конкретный митап, чтобы уж совсем одинаковых картинок не было.
Когда мы понимаем, кто будет выступать и где будет митап, самое время браться за графику. Создание стиля митапа в стиле площадки и/или темы митапа по нашему гайду. Начинаем с аватарки чата.
Красим лого PiterJS. В цвет площадки или в цвет технологии, если митап тематический, а у технологии есть фирменный цвет. И ставим эту картинку на аватарку чата митапа. Мелочь, но чертовски упрощает поиск чата в списке телеграм-клиента.
Рисуем анонс. Также красим в цвета площадки картинки про анонс. На ней важнее всего разместить дату и место митапа. Ну и, конечно, опознавательный признак - название и номер митапа. Чтобы люди опознали «своих» в ленте новостей.
Напоминаем за день. Многие не пользуются инструментами для организации своего времени, отчего умудряются забыть, что «завтра митап». И приходят только если им вовремя напомнить. Наша задача - сделать это напоминание. Заодно стоит сказать им, что взять с собой. Как минимум обычно это паспорт.
Напоминание в день митапа. За ночь оперативная память стирается, поэтому утром некоторые умудряются уже забыть, что хотели прийти. А некоторые вовсе упускают вчерашнюю новость, видя только последние в ленте. Им мы напомним снова. В таком утреннем мероприятии мы выкладываем больше отвтетов на вопрос «как добраться». На картинке размещаем карту, а в сообщении анонса добавляем ссылку на построение маршрута.
Готовим к трансляции. Когда мы включаем запись, в этот момент публикуется пост со ссылками на трансляцию. К этому посту, как и к остальным, нужна картинка. На ней мы обычно обозначаем программу митапа.
Анонсируем каждого докладчика. Часто зрители хотят иметь возможность открыть слайды при просмотре доклада. Причём это желание возникает у людей, сидящих в зале и у тех, кто смотрит трансляцию онлайн. Для них мы публикуем ссылки на слайды во все социалки. К таким публикациям прикладываем картинку с аватаркой спикера и названием доклада.
Подложка для трансляции с расписанием + другого размера для поста о трансляции
Подложка для напоминания в день митапа, чтобы люди сразу увидели карту
Трансляция
Запись
Нарезка
Наклейки. Время от времени заканчиваются.
Футболки
Кофты
Призы
Пицца
Ведём инстаграм
Подвести итоги
Зазвать народ в организаторы
Расположить работы на календаре месяца для наглядности